Conditions générales de vente
Version applicable à compter du 1er juin 2023.
Les présentes Conditions Générales de Vente s’appliquent, sans restriction ni réserve, à l’ensemble des prestations proposées par SERINEO, ci-après « le Prestataire » et à ses Clients professionnels, ci-après désignés « le Client ».
A défaut de dispositions particulières stipulées par écrit, le fait de passer commande à SERINEO implique l’acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Vente.
Elles sont remises lors de la commande. Aucun autre document tel que conditions d’achat ou autres venant du Client ne pourra être pris en compte, les Conditions Générales de Vente primant sur les Conditions Générales d’Achat.
Le Prestataire et le Client conviennent que les présentes conditions générales régissent exclusivement leur relation. Le Prestataire se réserve le droit de modifier ponctuellement ses conditions générales.
Le Client déclare avoir pris connaissance des présentes Conditions Générales de Vente et les avoirs acceptées avant son achat immédiat ou à la passation de la commande.
Article 1 - Définitions des prestations
1-1 Distribution et commercialisation du Progiciel
SERINEO distribue et commercialise auprès de ses clients l’application SILAE BI, ci-après « le Progiciel », propriété de la Société SILAE, société par actions simplifiée immatriculée sous le numéro 518 892 211 au RCS d'Aix en Provence.
Le Progiciel - Le progiciel permet de :
Générer automatiquement et de façon personnalisée la Base de Données Économiques Sociales et Environnementales avec une centaine d’indicateurs pré calculés ;
Générer et maintenir automatiquement l’Index d’égalité Femme Homme ;
D’effectuer un pilotage social et salarial avec des tableaux de bord dynamiques et interactifs.
Base de Données Economiques Sociales et Environnementales (BDESE)
Génération de la BDESE automatisée, pré-remplie avec les indicateurs calculés à partir des données de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) du Client : 230 indicateurs disponibles, une centaine calculée automatiquement avec les données DSN, aides et préconisations pour les autres ;
Index d’égalité Femmes Homme (F/H)
Index égalité F/H créé automatiquement grâce aux données de la DSN en fonction de la tranche d’effectifs du Client (plus ou moins 250 personnes) et par catégorie socio professionnelle ou catégorie de poste équivalent.
L’Index est fourni toutes les données pour la déclaration obligatoire sur la plateforme « EGAPRO ».
Pilotage social et salarial
Tableaux de bord dynamiques et interactifs pour le pilotage social et salarial du Client, alimenté automatiquement par les données de la DSN
Support
Support de niveau 1 : Il comprend tous supports non techniques. Il relève de la formation et de l’utilisation simple du produit.
Support de niveau 2 : Il comprend tous les supports qui pourrait être ou non un bug. Ces supports sont donc difficiles à être distingué d’un éventuel bug ou d’une mauvaise utilisation de la solution. Un support de deuxième niveau qui serait finalement une mauvaise utilisation passerai au premier niveau la fois suivante.
Support de niveau 3 : il comprend toutes les erreurs techniques et bugs possibles.
1-2 Prestations de services Ressources Humaines (RH)
SERINEO réalise pour le compte de ses clients des prestations dans le domaine des Ressources Humaines :
- DRH à temps partagé (mise à disposition régulière d’un professionnel des Ressources Humaines pour un temps défini),
- Conseil en gestion,
- Audit social,
- Formations : incluant la formation initiale et continue en tant que sous-traitant et des formations professionnelles,
- Etablissement de bulletins de paie et de documents administratifs.
1-3 Prestations de médiation conventionnelle
SERINEO intervient à l'initiative d'un client ou à la demande de parties prises dans un différend qui les opposent, pour accompagner la résolution de ce différend au travers d’entretiens individuels et collectifs.
Article 2 - Exécution des prestations et obligations
SERINEO s’engage aux prestations suivantes :
Concernant la distribution et la commercialisation du Progiciel : à assurer l’installation, la formation des utilisateurs et le support de niveau 1. Le support de niveau 2 et 3 étant par ailleurs assuré par la société C&D propriétaire du progiciel.
Concernant les prestations de services RH et de médiation conventionnelle : à mettre en œuvre tous les moyens à sa disposition pour réaliser la prestation objet de la commande signée par le Client.
Les prestations sont proposées dans la limite des disponibilités du Prestataire.
Les prestations sont décrites et présentées avec la plus grande exactitude possible. Toutefois si des erreurs ou omissions ont pu se produire quant à cette présentation, la responsabilité du Prestataire ne pourrait être engagée.
Sauf en cas de force majeure ou lors des périodes de fermeture de l’entreprise SERINEO, les délais et date d’intervention seront, dans la limite des disponibilités du Prestataire, ceux indiqués dans la proposition commerciale.
En cas d'indisponibilité du Prestataire pour réaliser la prestation, le Client en sera informé au plus tôt et aura la possibilité d'annuler sa commande. Le Client aura alors la possibilité de demander le remboursement des sommes versées dans les 30 jours au plus tard de leur versement.
Le Client s’engage, lui, à apporter à SERINEO toutes les informations utiles et nécessaires à la bonne exécution et au respect des délais d’exécution de la prestation objet de la commande signée par le Client.
SERINEO ne pourra être tenu responsable pour un dommage ou perte financière résultant d’un retard dans l’exécution ou d’une inexécution de tout ou partie de la prestation, si ce retard est le fait d’événements ou de causes échappant à son contrôle raisonnable.
Pour certaines prestations, SERINEO se réserve le droit de faire appel à des sous-traitants. Les relations avec ces tiers seront gérées intégralement par SERINEO.
Article 3 - Proposition commerciale et commande
SERINEO intervient sur demande expresse du Client. Une proposition commerciale ou un contrat sera réalisé pour toute prestation.
La proposition commerciale adressée par SERINEO au Client en deux exemplaires, précisera :
La nature de la prestation ;
Le prix de la prestation hors taxes ;
Les modalités de paiement ;
Le planning des travaux détaillant les actions/obligations du Client et du Prestataire, ainsi que les délais de réalisation ;
La durée de validité de la proposition commerciale.
Pour confirmer sa commande de manière ferme et définitive, le Client devra retourner la proposition commerciale et les Conditions Générales de Vente sans aucune modification :
Soit par courrier postal, dument signé et daté avec la mention « Bon pour Accord » de la personne légalement responsable ainsi que du cachet commercial ;
Soit par courrier électronique avec l’expression du consentement du Client.
La commande ne sera validée qu’après renvoi de la proposition commerciale et des Conditions Générales de Ventes acceptées et signées.
A défaut de réception de l’accord du Client et de l’acompte éventuellement convenu, ou bien à compter de la date d’expiration de la proposition commerciale, la proposition commerciale est considérée comme annulée et SERINEO se réserve le droit de ne pas débuter sa prestation.
La validation de la commande implique l’adhésion pleine et entière et sans réserve du Client aux présentes Conditions Générales de Ventes.
Toute commande parvenue au Prestataire sera réputée ferme et définitive.
Article 4 - Délais et livraison
SERINEO s’engage à tout mettre en œuvre pour procéder à la réalisation des prestations commandées par le Client, mais il n’agrée aucune obligation de délais, sauf convention particulière.
En cas de retard, la responsabilité du Prestataire ne pourra être engagée, et ce, pour quelque cause que ce soit. Par conséquent, aucune demande d'indemnisation, de quelque nature que ce soit, ne pourra être réclamée par le Client.
La réalisation des prestations est notamment tributaire de la fourniture par le Client des informations nécessaires à la bonne exécution de la commande. A défaut de mentions contraires, les documents seront livrés en main propre sur papier lors d’une réunion de travail ou adressés par e-mail sous la forme de fichiers compressés ou non (ZIP ou PDF).
Article 5 - Lieu d’exécution de la mission
La mission se déroulera au choix du Prestataire à distance en fonction des avancées du projet, dans les locaux du Client ou tout autre lieu nécessaire à l’exécution de la mission.
Article 6 - Obligations du prestataire
Pour l’accomplissement des prestations prévues, SERINEO, s’engage à donner ses meilleurs soins, conformément aux règles de l’art du métier. La présente obligation n’est de convention expresse, que pure obligation de moyens.
Article 7 - Obligations du client
Afin de faciliter la bonne exécution de la mission, le Client s'engage :
à fournir au Prestataire des informations et documents complets, exacts et dans les délais nécessaires sans qu'il soit tenu d'en vérifier le caractère complet ou l'exactitude ;
à prendre les décisions dans les délais et d'obtenir les approbations hiérarchiques nécessaires ;
à désigner un correspondant investi d'un pouvoir de décision ;
à faire en sorte que les interlocuteurs clés et le correspondant soient disponibles tout au long de l'exécution de la mission ;
à avertir directement le Prestataire de toute difficulté éventuelle relative à l'exécution de la mission
à être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données.
Le Client s’engage à informer le Prestataire en cas de modification dans l’organisation ou événement affectant notamment les interlocuteurs dédiés.
En cas d'intervention dans les locaux du Client, le Prestataire s'engage à respecter les obligations en matière d'hygiène et de sécurité dont le Client lui communiquera la teneur, sous réserve que son personnel se voit accorder une protection identique à celle accordée aux employés du Prestataire.
Pendant la durée des prestations et pendant une période d'un an après son achèvement, le Client s'engage à ne pas solliciter un quelconque sous-traitant du Prestataire avec lequel il aura eu des contacts dans le cadre de l'exécution des prestations. En cas de violation, le Client sera redevable envers le Prestataire, à titre de clause pénale d'une indemnité égale au montant de la prestation facturée par la personne sollicitée, lors de sa dernière année d’intervention (douze derniers mois).
Article 8 - Durée de la mission
Lorsque la mission de prestation de services RH ou de médiation conventionnelle a une durée définie dans la proposition commerciale, celle-ci n’est qu’informative.
La durée mentionnée sur la proposition commerciale n’est donnée qu’à titre indicatif dans la mesure où elle dépend du planning de SERINEO mais aussi de la bonne collaboration du Client qui doit communiquer les éléments nécessaires à la bonne exécution de la mission et assurer la prise de décision en temps voulu.
La mission pourra faire l’objet d’une reconduction tacite comme indiqué sur la proposition commerciale.
Chaque partie se réserve la possibilité de résilier à tout moment la mission en cas de non-respect par l’autre partie de l’une quelconque de ses obligations et ce, sans préjudice de tous dommages et intérêts éventuels qui pourraient être réclamés à la partie défaillante.
La mission prendra fin, à cet effet, dix (10) jours ouvrés après l’envoi par la partie requérante d’une lettre recommandée avec Accusé Réception mentionnant le motif de la résiliation, sous réserve que l’autre partie n’ait pas, dans la période de dix (10) jours, remédié à la situation.
En cas d’incapacité ou d’impossibilité d’y remédier dans le délai susmentionné, la partie requérante sera habilitée à résilier la mission immédiatement et automatiquement.
Chacune des parties pourra résilier immédiatement et automatiquement la mission en cas de cessation d’activité de l’une des parties, cessation de paiement, redressement judiciaire, liquidation judiciaire ou tout autre situation produisant les mêmes effets après l’envoi d’une mise en demeure adressée à l’administrateur judiciaire (ou liquidateur) restée plus d’un mois sans réponse, conformément aux dispositions légales en vigueur.
En cas d’arrivée du terme ou de résiliation de la mission :
La mission de SERINEO cessera automatiquement à la date correspondante ;
SERINEO se trouve dégagé de ses obligations relatives à l’objet de la mission à la date de résiliation ou d’expiration de la mission.
En cas de résiliation de l’accord par le Client :
les sommes correspondant aux prestations réalisées jusqu’à la date de prise d’effet de la résiliation et non encore payées seront dues par le Client ;
les acomptes versés resteront dus au Prestataire et acquis par SERINEO.
Article 9 - Tarifs
Les prestations sont facturées sur la base du tarif en vigueur mentionné sur la proposition commerciale.
Les prix sont exprimés en euros hors taxes et sont soumis à la T.V.A à l’exception des prestations de formation exonérées de TVA.
Les prix peuvent être calculés au forfait, à l’heure, à la journée ou au nombre de salarié.
Le prix de la prestation pourra évoluer en fonction du temps réel consacré par le Prestataire à l’exécution de la mission.
Il est convenu entre les parties que le règlement par le Client de la totalité des sommes dues du Prestataire vaut réception et acceptation définitive des prestations.
Sauf convention contraire, le prix des prestations est établi en fonction du nombre et de l'expérience des sous-traitant, du niveau de compétence et de responsabilité nécessaire.
Seront également facturés, s'il y a lieu, les frais de déplacement, de subsistance et d'hébergement engagés pour l'exécution des prestations.
Des factures seront émises correspondant aux prestations fournies et aux débours engagés par provision et au fur et à mesure de leur réalisation. Sauf convention contraire, les factures sont émises chaque mois. Le règlement des factures est exigible à 15 jours.
Article 10 - Conditions et retards de règlement
Dans le cadre d’une prestation sur plusieurs mois, SERINEO proposera une facturation mensualisée. Le règlement se fera dans tous les cas à réception de ladite facture dans un délai de 15 jours après exécution de la prestation.
Le règlement des commandes s’effectue en chèque ou virement bancaire.
Le Client s’engage à verser les éventuels acomptes définis dans la proposition commerciale dans les délais mentionnés à ladite proposition commerciale.
En cas de règlement par le Client avant la date de paiement figurant sur la facture ou dans un délai inférieur à celui mentionné aux présentes Conditions Générales de Vente, aucun escompte ne sera pratiqué.
En cas de retard de règlement, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€ sera due en sus des pénalités de retard.
Les pénalités de retard seront dues dès le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture. Le taux d’intérêt de ces pénalités de retard est le taux légal majoré de 10 points de pourcentage (soit taux d’intérêt appliqué par la Banque Centrale Européenne à ses opérations de refinancement la plus récente).
Tout retard ou défaut de paiement entraînera de plein droit :
L’exigibilité immédiate de toute somme restante due ;
Le paiement d’une pénalité de retard ;
Le droit pour le Prestataire de suspendre l’exécution de la prestation en cours et de surseoir à toute nouvelle commande ou livraison.
Article 11 - Confidentialité et déontologie
La proposition commerciale et les présentes Conditions Générales de Ventes sont réputées confidentielles et ne peuvent être communiquées à des tiers non autorisés.
Chacune des parties s’engage à ne pas divulguer les informations considérées comme confidentielles reçues de l’autre partie.
Le Client autorise dès à présent le Prestataire à faire apparaître son nom et sa raison sociale dans les éventuelles références de SERINEO sur tout support promotionnel.
SERINEO se réserve le droit de refuser toute prestation qui pourrait lui sembler contraire à sa déontologie ou en désaccord avec la Loi. De même SERINEO se réserve le droit de refuser toute prestation suite à un défaut de paiement ou un litige lors d’une prestation antérieure avec le Client.
Les obligations et restrictions énoncées ci-dessus ne s'appliquent pas :
- aux informations confidentielles qui appartiennent au domaine public, ou ont été acquises librement avant le début de la prestation ;
- sont ou deviennent connues autrement qu'à la suite d'une violation du présent article ;
- sont ou deviennent connues grâce à d'autres sources non tenues à une restriction de divulgation ;
- ou doivent être communiquées en vertu d'une obligation légale ou professionnelle ou à la demande de toute autorité judiciaire ou réglementaire habilitée à exiger la divulgation des informations confidentielles.
Sous réserve de ses obligations en matière de confidentialité, le Prestataire se réserve le droit d'exécuter des prestations pour des entreprises concurrentes de celle du Client.
Le Client reconnaît et accepte :
- que les parties pourront sauf demande expresse contraire de l'autre partie, correspondre ou transférer des documents par courrier électronique circulant sur le réseau internet ;
- qu'aucune des parties n'exerce de maîtrise sur la capacité, la fiabilité, l'accès ou la sécurité de ces courriers électroniques ;
- que le Prestataire ne saura être tenu pour responsables de toute perte, dommage, frais ou préjudice occasionnés par la perte, le retard, l'interception, le détournement ou l'altération de tout courrier électronique ou utilisation de l’internet causés par un fait quelconque. De façon générale, les parties s'engagent à respecter la réglementation applicable à la protection des données personnelles et notamment les dispositions de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et le Prestataire ne pourrait en aucun cas voir sa responsabilité engagée en cas de non-respect par le Client de cette réglementation.
Article 12 - Propriété intellectuelle
Il est expressément stipulé que les programmes de formation et les contenus de mission produits par le Prestataire restent sa propriété intellectuelle.
Pour mémoire : l’utilisation des documents édités par SERINEO est soumise aux articles 40 et 41 de la loi du 11 mars 1957 : « toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement de l’auteur ou de ses ayants droit ou ayant cause est illicite ».
L’article 41 de la même loi n’autorise que les « copies ou reproductions strictement réservées à l’usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective » et « les analyses et courtes citations, sous réserve que soient indiqués clairement le nom de l’auteur et la source ».
Toute représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, ne respectant pas la législation en vigueur constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et 429 du code pénal.
Le Client s’engage en son nom et celui de ses collaborateurs ou de tout intervenant avec lequel il serait lié par contrat à respecter la propriété intellectuelle et à utiliser les supports et outils fournis en conformité avec les règles d’usage et en particulier à ne pas les diffuser à l’extérieur ou en faire un usage commercial sauf autorisation de la part de SERINEO pour ceux qui sont sa propriété.
Le Client pourra, sur le territoire français, à titre gratuit et irrévocable, utiliser de manière interne et pour la durée de protection par le droit d'auteur, les éléments conçus par le Prestataire et intégrés dans ses travaux. Le Client s'interdit de distribuer, commercialiser, et plus généralement de mettre à disposition ou de concéder l'utilisation de ces mêmes réalisations et plus généralement de concéder l'utilisation de ces mêmes éléments à des tiers sans l'accord du Prestataire.
Article 13 - Force majeure
SERINEO ne pourra être tenu pour responsable d’un délai non respecté pour cause de maladie, d’accident de la vie, tout cas fortuit ou de force majeure comme, en particulier, tout acte émanant d’une autorité civile ou militaire, de fait ou de droit de grève, incendie, inondation, dégâts des eaux, tempête et foudre, accident, émeute, attentat, pandémie, de non livraison des documents pour la création ou la mise en service du produit, tout fait imputable à un tiers, ou autre circonstance ayant une cause externe et l’empêchant, directement ou au travers d’un tiers, de répondre auxdites obligations.
Les parties se rapprocheront pour examiner l'incidence de l'événement et convenir des conditions dans lesquelles l'exécution du contrat sera poursuivie. Si le cas de force majeure a une durée supérieure à trois mois, les présentes conditions générales pourront être résiliées par la partie lésée.
Article 14 - Non-validation partielle
Si une ou plusieurs stipulations des présentes conditions générales sont tenues pour non valides ou déclarées telles en application d'une loi, d'un règlement ou à la suite d'une décision définitive d'une juridiction compétente, les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée.
Article 15 - Non-renonciation
Le fait pour l'une des parties de ne pas se prévaloir d'un manquement par l'autre partie à l'une quelconque des obligations visées dans les présentes conditions générales ne saurait être interprété pour l'avenir comme une renonciation à l'obligation en cause.
Article 16 - Interprétation
En cas de difficulté d'interprétation entre l'un quelconque des titres figurant en tête des clauses, et l'une quelconque des clauses, les titres seront déclarés inexistants.
Article 17 - Juridiction
Tout litige relatif à l’interprétation et à l’exécution des présentes Conditions Générales de Vente et tout document contractuel signés entre SERINEO et le Client est soumis au droit français.
A défaut de résolution amiable, le Tribunal de Commerce (ou instance assimilée) de LYON sera seul compétent pour tout litige relatif à l’interprétation et l’exécution des présentes Conditions Générales de Vente, des contrats et de leurs suites, signés entre SERINEO et le Client.